Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018, questa informativa descrive come vengono trattati i dati personali di chi si iscrive e usa Scandula, il servizio online di controllo di gestione raggiungibile dagli indirizzi del dominio scandula.it ("Servizio").

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Ygor Costeri, con sede in Via San Francesco 108, 55049 Viareggio (LU), Italia, partita IVA [Partita IVA da inserire] ("Fornitore"). Per qualsiasi richiesta sulla privacy puoi scrivere a privacy@scandula.it.

2. Quali dati trattiamo

• Dati dell'account: nome e cognome, email, nome dell'attività, forma giuridica, indirizzo scelto, password (conservata solo in forma cifrata con funzione di hash, mai leggibile).
• Dati degli utenti che aggiungi: nome, nome utente e ruolo dei collaboratori a cui dai accesso al tuo spazio.
• Dati tecnici: indirizzo IP, data e ora degli accessi, registro delle operazioni svolte nel Servizio, cookie tecnici di sessione.
• Dati amministrativi: stato dell'abbonamento, scadenze, comunicazioni con il Fornitore.

I dati che carichi nel tuo spazio per la gestione della tua attività (vendite, fatture, banca, personale e simili) sono trattati dal Fornitore per tuo conto, come responsabile del trattamento: per questi dati il titolare sei tu e valgono le regole dell'Accordo sul trattamento dei dati.

3. Perché li trattiamo e su quale base giuridica

• Fornire il Servizio (creazione dello spazio, accesso, assistenza, backup): esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Comunicazioni di servizio (conferma dell'email, scadenza della prova, avvisi tecnici): esecuzione del contratto.
• Sicurezza (registro degli accessi, blocco dei tentativi sospetti, prevenzione degli abusi): legittimo interesse del Fornitore a proteggere il Servizio e i dati dei clienti (art. 6.1.f GDPR).
• Adempimenti di legge (fiscali, contabili, richieste delle autorità): obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, profilazione o decisioni automatizzate, e non li vendiamo a nessuno.

4. Per quanto tempo li conserviamo

• Dati dell'account e dello spazio: per tutta la durata del contratto. Alla chiusura dello spazio vengono cancellati entro 30 giorni, compresi i backup alla loro naturale scadenza (massimo 90 giorni).
• Iscrizioni non confermate: cancellate alla scadenza del link di conferma.
• Registro degli accessi e delle operazioni: fino a 12 mesi, salvo necessità di difesa in caso di contestazioni.
• Documenti amministrativi e fiscali: per il tempo previsto dalla legge (di norma 10 anni).

5. A chi comunichiamo i dati

I dati sono trattati dal Fornitore e dai collaboratori autorizzati, tenuti alla riservatezza. Per erogare il Servizio ci avvaliamo di fornitori che agiscono come responsabili del trattamento: il fornitore del server su cui gira il Servizio, il fornitore dello spazio di archiviazione per le copie di sicurezza (OVHcloud), il servizio di posta elettronica usato per le comunicazioni. I dati sono conservati in data center situati nell'Unione Europea. Quando colleghi un servizio esterno (ad esempio Fatture in Cloud o una casella PEC), i dati vengono scambiati con quel servizio secondo le sue condizioni e su tua richiesta.

6. I tuoi diritti

Puoi chiedere in ogni momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità (dal tuo spazio puoi scaricare tutti i dati in un archivio), e puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Scrivi a privacy@scandula.it: rispondiamo entro 30 giorni. Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

7. Cookie

Il Servizio usa solo cookie tecnici necessari al funzionamento (sessione di accesso, preferenze di visualizzazione). Non usa cookie di profilazione né strumenti di analisi di terze parti.

8. Sicurezza

Ogni cliente ha un archivio separato; le connessioni sono cifrate (HTTPS); le password sono conservate con funzione di hash; le credenziali dei servizi collegati sono cifrate; l'accesso al pannello di amministrazione richiede un secondo codice; vengono fatte copie di sicurezza ogni notte, conservate anche in un luogo separato.

9. Modifiche

Questa informativa può essere aggiornata. La versione in vigore è sempre pubblicata a questo indirizzo con il suo numero e la data; in caso di modifiche rilevanti ti verrà chiesto di prenderne visione al primo accesso.